RF Conseil - N° 184

Gestion

Conservation des factures : obligations assouplies

À certaines conditions, les entreprises qui adressent à leurs clients des factures « papier » peuvent n'en conserver qu'un double électronique.

Champ d'application

Le développement des outils informatiques en entreprise a conduit à une évolution de la réglementation fiscale en matière de conservation des documents comptables justificatifs, tout en préservant un droit d'accès très étendu des agents des impôts. C'est ainsi qu'a été autorisée la transmission des factures par voie télématique.

Le cas particulier des factures de vente créées et conservées sous forme électronique, mais transmises aux clients dans une version papier, vient de donner lieu à un nouvel assouplissement : dorénavant, les entreprises sont dispensées de l'obligation de conserver un double original sous forme papier. La possibilité de conserver seulement un double électronique est néanmoins soumise à certaines conditions.

Attention : l'exposé ci-dessous ne vise pas les factures dématérialisées avec signature électronique ou échangées dans le cadre du système EDI, qui obéissent à d'autres modalités de conservation spécifiques.

Exigences techniques

Afin de pouvoir établir que le double électronique est une reproduction fidèle et durable de l'original adressé au client, le système informatique doit présenter un certain nombre de garanties dont le fisc pourra s'assurer dans le cadre de son droit de contrôle.

Fichier probant. Le fichier contenant le double électronique doit, en principe, reprendre l'intégralité des informations figurant sur la facture papier originale. Par tolérance, il est admis que ne soient retranscrites que les seules mentions obligatoires en matière de facturation (renseignements sur les parties, date et numéro de la facture, détails sur les opérations). Ainsi, la non-reproduction d'un logo ou d'un message publicitaire ne remettra pas en cause la valeur probante du fichier.

Fichier enregistré. L'opération d'enregistrement du fichier doit intervenir selon des procédures précises :

- enregistrement automatique et quasi concomitant à l'émission de la facture,

- utilisation d'un support optique ou magnétique non réinscriptible ne pouvant permettre aucune modification du fichier après sa constitution. La signature électronique apporte une telle garantie.

Exigences de conservation. Toute facture créée sur support informatique doit être conservée pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elle a été établie. Durant ce laps de temps, le contenu d'un fichier doit pouvoir être reconstitué de façon claire et lisible, y compris sur toute demande même ponctuelle du fisc. Pour cela, le fichier doit être accessible. L'entreprise doit enfin veiller à pouvoir répondre à de telles requêtes, notamment en cas de modification de l'environnement matériel du logiciel.

Source. BO 3 E-1-07 du 11 janvier 2007.

Le fisc pourra contrôler la fiabilité du système informatique.

Les fichiers doivent être stockés sur le territoire français.